Az alábbi tájékoztató a tervezett online feltöltőrendszer néhány alapvető lehetőségét hivatott illusztrálni. A bemutatókban szereplő BAT-ra vonatkozó folyamatok természetesen minden egyéb szakdolgozati formátumra érvényesek.
h3. A szakdolgozatok online elérhetősége
Ha egy oktató korábban nem igényelte, hogy email-ben megkapja a bírálatra számára kijelölt szakdolgozatok elektronikus változatát, akkor email-ben kellett kérnie az irodától, hogy adathordozókról keressék ki a kérdéses fájlt vagy fájlokat, majd email csatolmányként juttassák el hozzá. A folyamat minimum két ember idejébe és munkaerejébe került, ráadásul arra sem volt biztosíték, hogy a kérdéses fájlok az adathordozóról másolhatóak, illetve hogy a dokumentumok megnyithatóak. Továbbá sok esetben, a rendszertelen fájl elnevezési gyakorlat miatt az oktatónak nehézséget jelenthetett visszakeresni a már kért fájlokat (az egységesítés érdekében a szabállyzatok ide vonatkozó részeinek változtatására lesz szükség).
Az online feltöltőrendszer segítségével ez a probléma teljesen elhárul, hiszen a feltöltött szakdolgozatok valós időben kerülnek listázásra a Faculty Space előre meghatározott oldalán annak érdekében, hogy az oktatók bármikor és bárhonnan hozzáférjenek az elektronikus példányokhoz – sőt, már arra vonatkozó előzetes igényét sem kell bejelentenie a szakdolgozati bizottságok felé, hogy az elektronikus változatok eljussanak hozzá, hiszen ez név szerinti táblázatba rendezve elérhető az Intézet oldalán.
A rendszer jelszóval védett területen tárolja a feltöltött dokumentumokat, így azokhoz csak a Faculty Space oldalára bejelentkezett oktatók férhetnek hozzá. Mások sem közvetlenül, sem a könyvtár kilistázásával nem érhetik el a fájlokat.
h3. Hogyan töltheti fel a hallgató szakdolgozatának elektronikus változatát?
A hallgatók a Tanulmányi Osztály hivatalos listája alapján az Intézeti honlapon elhelyezett feltöltő űrlaphoz felhasználónevet és jelszót kapnak. Ezek segítségével be tudnak lépni a rendszerbe, és adataik megadása mellett fel tudják tölteni szakdolgozatukat. A rendszer minden feltöltést időbélyeggel lát el, rögzíti a feltöltés technikai adatait, és egyedi azonosítóval is megjelöli a feltöltött adatokat illetve fájlokat. Így nem fordulhat elő az, hogy valaki többször tölti fel a dolgozatot annak reményében, hogy minden feltöltéssel felülírja az eredeti fájlt, és mindvégig követhető marad az adatok mozgása is.
A rendszer a feltöltött információkat valós időben automatikusan táblázatba rendezi, így a bizottság erre kijelölt tagja bármikor áttekintheti ill. kezelheti a feltöltési listát. A feltöltött dokumentumok egy kijelölt mappába kerülnek a szerveren, amelynek tartalma dinamikusan kilistázható az oktatók részére (azaz minden pillanatban a friss lista áll rendelkezésre letöltési lehetőséggel a Faculty Space oldalán), míg maga a mappa és a benne tárolt dokumentumok mások számára elérhetetlen marad. Az egyes félévek szakdolgozatait külön-külön mappában archiváljuk, a szakdolgozat típusának figyelembevételével.
h3. A szakdolgozati bizottság adminisztrációs felülete
A feltöltőrendszer egy egységes, könnyen kezelhető adminisztrációs felületet biztosít az egyes szakdolgozati bizottságoknak, amelyen keresztül szerkeszthetik ill. áttekinthetik a beérkező információkat, legyen szó az oktatók igénybejelentéséről vagy a szakdolgozatok feltöltéséről. Mivel a szakdolgozati fájlokhoz közvetlen hozzáférésük van, az email-es igényeket csatolmányok nélkül, pusztán a dolgozatokra mutató linkekkel elégíthetik ki, amely egyrészt az elküldés folyamatát egyszerűsíti (nincs szüksége a fájlok letöltésére, majd csatolmánykénti feltöltésére és elküldésére), másrészt a bíráló email fiókját is kíméli. Arra is lehetőség nyílik, hogy a bíráló csupán a bírálandó dolgozatok listáját kapja meg (a bizottság személyre szabott listát generálhat, amelyet egyszerűen bemásol az email-be), majd a fent bemutatott módon a Faculty Space-en letölti magát a dolgozatot, amelyet így szintén nem szükséges a saját számítógépén tárolnia.
h3. A szakdolgozatok bírálatainak feltöltése
Hasonlóképpen a hallgatók feltöltő űrlapjához, az oktatók részére is rendelkezésre áll egy űrlap, amely segítségével egyszerűen és gyorsan feltölthetik az összes bírálatot egyszerre, egy kattintással. Semmivel sem tart tovább ill. nem bonyolultabb a folyamat, mint egy email elküldése, de nem terheli a postafiókot, ráadásul azonnali értesítést kaphat az oktató a feltöltött fájlokról, így megbizonyosodhat a sikeres teljesítésről. A feltöltött bírálatokat (ill. a fájlokra mutató linkeket) így a bizottság gyorsan és hatékonyan tudja elküldeni az erre vonatkozó igényüket bejelentő hallgatók részére, felgyorsítva ezzel a bírálatok kézbesítésének folyamatát.
h3. A rendszer további felhasználási lehetőségei
Az online feltöltőrendszer technikai összetettsége és egyszerű felhasználói felülete lehetővé teszi konferenciák regisztrációs procedúrájának komplett lebonyolítását illetve egyéb felmérések, feltöltések megoldását, feldolgozását is. A szakdolgozati archiválási munka és a jövőben esetlegesen ehhez kapcsolódó felhasználási lehetőségek teljes automatizálása és karbantartása nem kíván humán erőforrást – sőt, a rendszer valójában felgyorsítja és leegyszerűsíti mind az oktatók, mind a bizottságok, mind pedig a hallgatók feladatait.