Mától letölthetők és használhatók a hivatalos intézeti levélsablonok. Word 97-2003 és Word 2007 szövegszerkesztők használatához a .dot illetve .dotx kiterjesztésű file-ok használata javasolt. Ezeket letöltést követően a program sablonjait tartalmazó mappájába kell csupán másolni, majd a szövegszerkesztő indításakor új dokumentum készítésekor máris rendelkezésünkre áll a levélsablon – angol és magyar nyelven egyaránt. Windows XP operációs rendszeren ez a mappa a C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\ útvonalon érhető el. (Amennyiben problémát jelentene a sablon file-ok használata, sima dokumentumként is letölthető a levélsablon mindkét Word verzió használatára.) Open Office szövegszerkesztő használóinak egyelőre egy .odt formátumban egy üres dokumentum áll rendelkezésre. Mindezen file-ok kizárólag a Faculty Space oldalán találhatóak meg – a könnyebb elérés érdekében belépést követően rögtön a jobb oldalsávban.